Представьте, что к вам домой пришла нежданная комиссия с целью проверить, как вы ведете хозяйство: все ли счета оплачиваете, правильно ли сортируете мусор и не нарушаете ли правила проживания. Примерно такие же чувства испытывает руководитель или бухгалтер, когда узнает о предстоящей налоговой проверке. Но если к визиту гостей готовятся за неделю, то к встрече с налоговой инспекцией лучше готовиться всегда.
Эта статья – не для профессиональных бухгалтеров, а для владельцев малого бизнеса, директоров и простых людей, которые хотят понять суть процесса и перестать его бояться. Мы разберем подготовку по шагам, простыми словами.
Первое и самое важное – перестать воспринимать налоговую инспекцию как карающий орган, который только и ждет, чтобы вас оштрафовать. Её главная задача – проверить, правильно ли вы рассчитываете и уплачиваете налоги в государственный бюджет. Если вы честно ведете бизнес, бояться вам нечего. Проверка – это возможность доказать свою добросовестность и, возможно, даже найти слабые места в своем учете.
Инспекторы смотрят на три ключевых направления:
Правильность расчета налогов. Верно ли вы посчитали налог на прибыль, НДС, налоги с зарплаты сотрудников (НДФЛ и страховые взносы). Не занизили ли вы доходы и не завысили ли расходы.
Обоснованность расходов. Каждая трата компании, которую вы списываете в расходы, должна быть экономически оправдана и подтверждена документами. Покупка нового телевизора в офис – это расход. Покупка того же телевизора для дома директора – уже не расход предприятия.
Своевременность отчетности и уплаты налогов. Сдали ли вы все декларации в срок и вовремя ли перечислили деньги в бюджет.
Подготовку лучше вести не когда пришла повестка, а постоянно. Но если время «Ч» наступило, действуйте системно.
1. Документы по компании:
Устав, свидетельства о регистрации (ОГРН), постановке на учет (ИНН).
Приказы о назначении директора и главного бухгалтера.
Выписка из ЕГРЮЛ (желательно свежая).
Проще говоря: убедитесь, что «паспорт» вашей компании в порядке.
2. Первичные документы – ваша главная защита:
Это основа основ бухгалтерского и налогового учета. К ним относятся:
Договоры с контрагентами (поставщиками и покупателями).
Счета-фактуры, накладные (ТОРГ-12), акты выполненных работ/оказанных услуг. Без этих документов расходы не подтвердить.
Кассовые чеки, БСО (бланки строгой отчетности) и Z-отчеты – для тех, кто работает с наличными.
Банковские выписки, которые подтверждают, что деньги действительно ушли с вашего счета или пришли на него.
Совет: разложите все документы за проверяемый период в хронологическом порядке, по папкам или коробкам. Это произведет хорошее впечатление и ускорит работу инспектора.
3. Кадровые документы:
Трудовые договоры со всеми сотрудниками.
Табели учета рабочего времени.
Приказы (о приеме на работу, отпуске, увольнении).
Расчетные ведомости по зарплате.
Документы, подтверждающие уплату НДФЛ и страховых взносов.
Помните: ошибки в расчетах с сотрудниками – одна из самых частых причин доначислений.
4. Налоговые регистры и отчетность:
Подготовьте все сданные вами налоговые декларации и бухгалтерские отчеты за проверяемый период.
Книга покупок и книга продаж (для плательщиков НДС).
Налоговые регистры, которые вы ведете (например, по налогу на прибыль).
Прежде чем отдавать документы инспектору, проведите собственную мини-проверку.
Проверьте «сомнительных» контрагентов. С кем вы работаете? Не является ли ваша фирма-поставщик «однодневкой»? Проверьте ее по открытым базам (например, на сайте ФНС), есть ли у нее сайт, действующий телефон, реальный адрес. Налоговая может снять расходы по сделке с такой компанией.
«Сверьте часы» с банком. Убедитесь, что все операции по банковскому счету отражены в вашем учете, и наоборот.
Проверьте авансовые отчеты. Все ли они закрыты оправдательными документами (чеками, билетами)? Подотчетные деньги – зона повышенного внимания.
Проанализируйте самые крупные и нестандартные сделки. Будьте готовы дать по ним пояснения. Например, почему вы продали дорогое оборудование значительно дешевле его рыночной стоимости.
Назначьте ответственного. Как правило, это главный бухгалтер или директор. Этот человек будет общаться с инспектором, предоставлять документы и давать пояснения.
Будьте вежливы и спокойны. Не проявляйте агрессию. Помните, что инспектор – просто человек на работе.
Не давайте лишней информации. Отвечайте четко на поставленные вопросы. Если вопрос непонятен, уточните его. Если не знаете ответа, лучше сказать «Мне нужно посмотреть документы, я подготовлю ответ позже», чем говорить первое, что пришло в голову.
Фиксируйте все. Просите, чтобы вам предоставляли запросы в письменной форме. Ведите журнал проверки, куда записывайте, какие документы и когда вы предоставили. Это может пригодиться в случае спора.
Лучшая подготовка к налоговой проверке – это ежедневная добросовестная работа. Когда все документы в порядке, учет ведется честно и прозрачно, а налоги платятся вовремя, вы встречаете любую проверку со спокойной душой. Она превращается из стрессового события в рутинную процедуру.
Начните наводить порядок в документах сегодня, и завтра вам не придется лихорадочно искать недостающую накладную под пристальным взглядом налогового инспектора. Ваш бизнес станет от этого только крепче и устойчивее.
Реальный пример практики по делу А03-10353/2025
Владелец фирмы прошел полный курс подготовки к комиссии ФНС и получил результат — требования налоговой были неправомерны и излишни. Таким образом, пройдя подготовку — вы получите полный набор рекомендаций конкретно по вашей фирме.
