Проверка главного бухгалтера — это аудит его профессиональной деятельности. Компания должна убедиться, что ее финансовый «рулевой» ведет корабль по правильному курсу, не натыкаясь на подводные камни в виде штрафов, судебных исков и блокировок счетов.
Инициаторами проверки обычно выступают:
Руководство компании (генеральный директор, совет директоров). Им нужно быть уверенными, что финансовая отчетность достоверна, налоги уплачиваются правильно, а сотрудники получают зарплату без задержек.
Новые собственники или инвесторы. При покупке бизнеса они хотят понять, что приобретают «кота в мешке» и нет ли в компании скрытых финансовых проблем, долгов или судебных рисков.
Сама бухгалтерия (внутренний аудит). Крупные компании часто имеют отдел, который постоянно проверяет работу всех финансовых служб для предотвращения ошибок.
Основные задачи такой проверки:
Оценка правильности налогообложения: Все ли налоги (НДС, налог на прибыль, НДФЛ) рассчитаны верно и уплачены в срок.
Проверка первичных документов: Есть ли на каждую операцию надлежаще оформленный договор, счет, акт или накладная. Без этого налоговые органы могут не принять расходы.
Анализ отчетности: Соответствует ли бухгалтерская отчетность реальному положению дел в компании.
Контроль расчетов с персоналом: Правильно ли начисляются зарплата, отпускные, больничные, удерживается ли НДФЛ.
Выявление «слабых мест»: Поиск ошибок, которые могут привести к спорам с налоговой инспекцией и партнерами.
Процесс можно разделить на несколько ключевых фаз:
1. Планирование и инициация.
Проверка не должна быть сюрпризом. Обычно издается приказ или распоряжение руководства, в котором указываются цели, сроки и состав комиссии. В нее могут входить внутренние аудиторы, финансовый директор, приглашенные сторонние эксперты (например, аудиторская фирма) и иногда — представители службы безопасности.
2. Сбор и анализ документов.
Это самая объемная часть. Проверяющие запрашивают у бухгалтерии:
Регистры бухгалтерского и налогового учета: Главную книгу, оборотно-сальдовые ведомости, декларации по налогам.
Первичные документы: Договоры, счета-фактуры, акты выполненных работ, банковские выписки, кассовые документы.
Кадровые документы: Трудовые договоры, табели учета рабочего времени, расчетные ведомости.
Проверяющие не просто листают бумаги. Они выборочно углубляются в сложные или подозрительные, с их точки зрения, операции. Например, крупные сделки с контрагентами-однодневками или нестандартные хозяйственные операции.
3. Интервью и беседы.
Главного бухгалтера и его сотрудников могут опрашивать, чтобы понять логику их действий. Почему был выбран именно этот метод расчета амортизации? На каком основании была принята к вычету эта сумма НДС? Это не допрос, а способ понять систему работы.
4. Формирование отчета и выводов.
По итогам проверки составляется подробный отчет. В нем фиксируются:
Выявленные ошибки и нарушения (с ссылками на документы).
Оценка рисков: Какие последствия могут повлечь эти ошибки (штрафы, пени, доначисления).
Рекомендации: Что нужно сделать, чтобы исправить ситуацию и не допустить ее повторения.
Исход проверки напрямую зависит от масштаба найденных проблем.
Незначительные, технические ошибки (опечатки, арифметические просчеты): Обычно все ограничивается внутренними рекомендациями и требованием исправить недочеты. Это лучший сценарий, который помогает улучшить работу.
Системные ошибки, ведущие к финансовым потерям (неумышленное занижение налогов, ошибки в расчетах): Последствия серьезнее. Бухгалтеру могут вынести выговор, лишить премии или потребовать возместить ущерб компании (в установленных законом пределах).
Грубые нарушения или злоупотребления (умышленные махинации, сговор с контрагентами): Это уже чревато увольнением по статье, а в крайних случаях — обращением компании в правоохранительные органы.
Важно понимать: проверка — это не обязательно «карательный меч». Для грамотного и добросовестного бухгалтера это возможность продемонстрировать свой профессионализм, а также доказать руководству необходимость дополнительных ресурсов (например, нового программного обеспечения или сотрудников).
Лучшая подготовка — это ежедневная качественная работа. Но если проверка на носу, стоит:
Провести самопроверку: пробежать глазами по основным отчетам за последний год, проверить закрытие периодов.
Подготовить рабочее место: убедиться, что все необходимые документы упорядочены и их можно быстро предоставить по запросу.
Настроиться конструктивно: не воспринимать проверку как личное оскорбление. Это рабочая ситуация.
Быть готовым давать пояснения: продумать ответы на вероятные вопросы по сложным или нестандартным операциям.
Резюме
Проверка главного бухгалтера — это такой же «техосмотр» для финансов компании, как и для автомобиля. Она помогает выявить неполадки до того, как они приведут к аварии на дороге в виде налоговой проверки или банкротства. Для собственника — это инструмент контроля, а для честного бухгалтера — способ подтвердить свою квалификацию и ценность для бизнеса.
Реальный пример практики по делу А04-2389/2023
В ходе проверки главного бухгалтера, были выявлены грубые ошибки в учете. Следовательно — попало все в суд, откуда уже за работу взялась юридическая фирма, помогающая в подобных делах.
