Лид (вступление): 2025 год стал рубежным для всего бизнеса на упрощенке. Если раньше счет-фактура для вас был либо «книгой в переплете», либо добровольной любезностью для контрагента, то теперь это — ваш новый инструмент отчетности перед ФНС. С введением НДС для упрощенцев выставление счетов-фактур превратилось из опции в обязанность для большинства предпринимателей. Но дьявол, как всегда, в деталях: одни теперь обязаны ставить в документах ставку 5%, другие — 20%, а третьи и вовсе освобождены от этого. Как не запутаться, не нарваться на штрафы и использовать новую реальность для защиты бизнеса? Разберем пошаговый алгоритм действий на 2025 год.
Счет-фактура — это не просто «бумажка», а налоговый регистр, служащий основанием для принятия НДС к вычету у покупателя . С 2025 года обязанность упрощенцев выставлять счета-фактуры напрямую зависит от их статуса как плательщика НДС. Налоговая реформа разделила бизнес на три категории, и для наглядности представим их в виде таблицы.
| Категория плательщика УСН | Обязанность выставлять счет-фактуру | Ставка НДС в документе |
|---|---|---|
| Освобождение от НДС (доходы < 60 млн руб. за 2024 г.) | Не обязаны. Счета-фактуры с пометкой «Без НДС» с 2025 года не составляются . | Документ не оформляется. В договорах и первичке НДС не выделяется. |
| Плательщики пониженных ставок (доход 60-450 млн руб.) | Обязаны выставлять счета-фактуры при отгрузке и получении авансов . | 5% или 7% (в зависимости от суммы дохода) . |
| Плательщики общих ставок (доход > 450 млн руб. / добровольно) | Обязаны выставлять счета-фактуры по общим правилам НК РФ . | 20% (или 10% для определенных товаров). |
Важное исключение: даже если вы попали в категорию «освобожденных», но по ошибке или просьбе контрагента выставили счет-фактуру с выделенным НДС, вы автоматически становитесь плательщиком этого налога. Вам придется заплатить его в бюджет и сдать декларацию .
Процесс выставления счета-фактуры для плательщиков НДС на УСН идентичен общим правилам, установленным Постановлением Правительства №1137. Однако есть нюансы, связанные с новыми ставками и правилами работы с авансами.
Шаг 1. Определите момент выставления.
Счет-фактура выставляется в течение 5 календарных дней с момента отгрузки товаров (выполнения работ, оказания услуг) или с момента получения предоплаты (аванса) .
Шаг 2. Заполните форму документа.
Вы можете использовать бумажный бланк или электронный формат. Для плательщиков НДС, работающих с прослеживаемыми товарами, с 2021 года обязателен электронный документооборот (ЭДО) .
В строке «Валюта: наименование, код» укажите «Российский рубль, 643».
В графе 7 «Налоговая ставка» укажите свою ставку: 5%, 7%, 10% или 20%.
При получении аванса применяются «расчетные» ставки: 5/105, 7/107, 20/120 или 10/110 .
Шаг 3. Зарегистрируйте документ в книге продаж.
Все выставленные счета-фактуры (кроме выставленных на аванс, который позже закрывается отгрузкой) регистрируются в книге продаж. С 2025 года для упрощенцев, применяющих ставки 5% и 7%, в книге продаж появились новые графы: 15а (для стоимости по ставке 7%), 15б (для стоимости по ставке 5%), 18а (сумма НДС 7%) и 18б (сумма НДС 5%) .
Шаг 4. Работа с авансами.
Если вы получили предоплату и отгрузка планируется в том же квартале, можно не выставлять отдельный счет-фактуру на аванс, а оформить только отгрузочный документ . Если же аванс и отгрузка приходятся на разные кварталы, счет-фактура на аванс обязателен.
Шаг 5. Сдайте декларацию и заплатите налог.
По итогам квартала сведения из книги продаж переносятся в декларацию по НДС (Раздел 9). Срок сдачи декларации — до 25-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом. Уплатить налог нужно равными долями до 28-го числа каждого из трех месяцев, следующих за кварталом .
Для упрощенцев-плательщиков НДС авансовые счета-фактуры — головная боль, но избежать ее можно. Как мы уже отметили, если деньги пришли и товар ушел в одном квартале, можно обойтись без авансового документа. Однако если предоплата «повисла» на конец квартала, счет-фактура обязателен .
В таком авансовом счете-фактуре в графе «Наименование товара» можно указать обобщенное наименование группы товаров, если точный ассортимент еще неизвестен. После отгрузки этот авансовый документ регистрируется в книге покупок (для восстановления НДС), а отгрузочный — в книге продаж.
Ключевое нововведение 2025 года — дифференциация ставок. Вы не можете выбирать ставку по своему желанию или в зависимости от предпочтений клиента.
Ставки 5% и 7% являются специальными. Они применяются ко всем операциям налогоплательщика в течение не менее 12 последовательных кварталов .
Запрет на комбинирование: Нельзя часть операций облагать по ставке 5%, а часть — по ставке 20% (за исключением случаев, когда упрощенец выступает в роли налогового агента, например, при аренде государственного имущества или покупке сырых шкур у физлиц) .
Право на вычет «входного» НДС у плательщиков пониженных ставок отсутствует. Весь входящий НДС включается в стоимость товаров или расходы .
Новые правила — новое поле для ошибок. ФНС особенно внимательно будет следить за НДС упрощенцев в 2025 году .
Основные ошибки, ведущие к доначислениям:
Работа с пониженной ставкой и вычеты одновременно. Если вы применяете ставку 5%, вы не имеете права принимать входной НДС к вычету. Это грубейшее нарушение.
Ошибки в реквизитах. Неверный ИНН, неправильная ставка или сумма налога могут стать причиной отказа контрагенту в вычете, что приведет к судебным спорам. Критичны только ошибки, мешающие идентификации .
Факсимиле вместо подписи. Счета-фактуры с факсимильной подписью считаются недействительными. Только собственноручная или квалифицированная электронная подпись .
Невыставление счета-фактуры при «переходе» лимита. Если в середине года ваш доход превысил 450 млн рублей, вы утрачиваете право на УСН и обязаны с 1-го числа месяца превышения исчислять НДС по общей ставке 20%, выставляя соответствующие счета-фактуры .
Новые риски уголовной ответственности
С декабря 2024 года в Уголовном кодексе действует статья 173.3, которая вводит ответственность за организацию деятельности по сбыту подложных счетов-фактур и деклараций . Это сигнал рынку: использование «серых» схем и «технических» компаний для создания фиктивного документооборота по НДС теперь может грозить не только налоговыми доначислениями, но и реальными сроками лишения свободы (до 7 лет).
1. Нужно ли выставлять счет-фактуру на УСН, если я освобожден от НДС?
Нет, с 1 января 2025 года лица, освобожденные от НДС по ст. 145 НК РФ (доходы менее 60 млн), не обязаны выставлять счета-фактуры ни с НДС, ни с пометкой «без НДС» .
2. Может ли покупатель на ОСНО принять к вычету НДС по ставке 5%, если я выставил такой счет-фактуру?
Да, может. Покупатели принимают НДС к вычету в общеустановленном порядке независимо от размера ставки (5%, 7% или 20%), указанной продавцом на УСН .
3. Что будет, если я, будучи на УСН с освобождением от НДС, выставлю счет-фактуру с выделенным налогом?
Вы обязаны будете заплатить этот НДС в бюджет и сдать декларацию за тот квартал, в котором был выставлен документ. При этом права на вычет входного НДС по этой сделке у вас не возникнет .
4. Какую ставить ставку в счете-фактуре, если я получил аванс, а отгрузка будет в другом квартале?
В счете-фактуре на аванс нужно указывать расчетную ставку: 5/105, 7/107 или 20/120. Саму сумму аванса указываете в графе 9, а сумму НДС — в графе 8 .
